Toetuse saanud projektide elluviimisel tasub tähele panna
projekti võib ellu viia kuni 4 osas, ehk siis ühe taotluse kohta võib esitada 4 kuludeklaratsiooni. Kuludeklaratsioonid ei pea olema 4 võrdses osas.
Projektiga elluviimisega peab alustama vähemalt 9 kuu jooksul arvates PRIA poolt positiivse otsuse saamisest (seda nõuet tuleb võtta tõsiselt). Projekt peab olema lõpetatud 2 aasta jooksul peale PRIAlt positiivse otsuse saamist.
Kõikidest muudatustest mida tehakse projektis tuleb tingimata teavitada PRIAt. Muudatuste all peetakse silmas : muudatusi hankijate valikul, muudatusi hangitavates seadmetes, muudatusi mis puudutavat taotleja juriidilist vormi jne. Kui muudatustest õigeaegselt makseagentuuri ei teavitata tekib agentuuril õigus toetuse maksmine peatada. Reeglina seda ei tehta, kuid kindlasti tekitab see taotlejale asjatut tüli ja aeglustab oluliselt toetuste väljamaksmist.
Kui tegevusteks on ehitus?
Esmalt tuleks ehitajaga sõlmida ehitusleping ja koostada ehitustööde ajakava. Ajakava kooskõlastamisel ehitajaga oleks mõistlik silmas pidada ka kuludeklaratsioonde esitamise aegasid makseagentuurile
Ehitustööde teostamisel tuleb kindlasti koostada kaetud tööde aktid, samuti on mõistlik koostada töökoosolekute protokollid. Soovitav on ka tööde erinevate etappide (eriti nende tööde mis jäävad kaetuks) pildistamine. Otseselt meetme määrus seda küll ei nõua, kuid kui PRIAga läheb mingil põhjusel teostatud tööde üle vaidluseks siis on aktid, protokollid ja fotod väga heaks tõestusmaterjaliks.
Kõik tööd mis kantakse PRIAle esitatavasse kuludeklaratsiooni peavad olema teostatud, seega mingeid ettemaksusid deklaratsioonidesse kanda pole mõtet, PRIA neid kindlasti välja ei maksa.
Koos ehitusarvega, peab olema kindlasti vormistatud korrektne tööde üleandmise ja vastuvõtmise akt. Akti koostamisel on mõistlik aluseks võtta ehitustööde hinnapakkumine. Akti koostamsel peaks silmas pidama, et hinnapakkumises kirjeldatud tööd ja aktis kirjeldatud tööd oleksid üheselt mõistetavad (kui võimalik siis isegi identsed), see lihtsustab PRIA menetlejate tööd ning kiirendab toetuste väljamaksmist.
ehitusobjekt peab olema ehituse ajal märgistatud EKF logodega. EKF toetusobjekti tähistamise määruse leiab muude õigusaktide lingi alt.
Kui tegevuseks on soetused?
Kõik soetatavad seadmed peavad vastavalt määrusele olema uued.
Seadmete soetamisel tuleb silmas pidada, et soetataks just neid seadmeid mis on taotluse hinnapakkumises. Kõik muudatused soetatavates seadmetes tuleb eelnevalt kooskõlastada PRIAga.
Arvele tuleb kindlasti märkida soetatava seadme mark ja kirjeldus. Jälgida tuleb, et hinnapakkumises ja arvel olevad seadme kirjeldused oleksid üheselt mõistetavad (võimalusel identsed)
Kui seadmel on tehasetähised, seerianumbrid vms. siis on need mõistlik märkida arvele. Kui see pole võimalik siis on mõistlik vormistada seadme üleandmise vastuvõtmise akt kus on kirjas vastavad tähised ja kirjeldatud garantiitingimused.
Kui seadmel on olemas mingisugune sertifikaat või tehasetunnistus siis tuleb see kindlasti hankija käest välja nõutada.
EMKF meetmetega soetatud seadmed peavad olema märgistatud vastavate kleebistega. Kleebised märgistamiseks on olemas PRIA ametnikul, kes tuleb seadmete olemasolu kontrollima. Vähesel määral on võimalik märgistuskleebiseid saada ühingu kontorist.
Kui tegevuseks on koolitus?
Vastavalt määrusele saab koolituseks toetust küsida investeeringu koosseisus, ehk siis näiteks mingi soetatava seadme kasutamise koolitus.
Koolituse kohta peab olema kindlasti vormistatud registreerimisleht, kuhu on märgitud: osaleja nimi ja kontaktid. Registreerimislehe koopia tuleb lisada PRIAle esitatavale kuludeklaratsioonile.
Koolituse kohta peab olema vormistatud päevakava kus on kirjeldatud koolituse temaatika. Päevakava koopia tuleb lisada PRIAle esitatavale kuludeklaratsioonile.
Tegevuste finantseerimine.
Kõik arved peavad olema tasutud taotleja pangaarvelt, teiste isikute arvetelt tehtud ülekandeid PRIA ei aktsepteeri.
Aktsepteeritavad pole sularahamaksed seda ka väga väikeste summade puhul.
Tegevuste finantseerimisel võib kasutada ka nn osaliselt tasutud arvete skeemi. Toetuse saaja tasub arvest ainult abikõlbliku kulu omafinantseeringu osa, toetuse osa menetletakse PRIAs 25 tööpäeva jooksul ning kantakse toetus toetuse saaja pangakontole. 7 päeva jooksul peab toetuse saaja tasuma arve lõplikult ning esitama maksmist tõendavad dokumendid PRIAle. Tähele tuleb panna, et selle skeemi kasutamise juures peavad olema deklareeritud tööd teostatud või soetatud seadmed toetuse saaja omandis.
NB. Allpool toodud näidised on soovituslikud ning neid võib vajaduste järgi kohandada. Praktikas on nende põhimõtete järgi koostatud dokumendid PRIAs toiminud
NAIDIS AKT 1 (SOOVITUSLIK).doc